1. Informații generale

S.C. AI PROFESSIONAL SOFTWARE SOLUTIONS S.R.L. (denumită în continuare AIPSS), cu sediul social în Municipiul Piatra Neamț, Județul Neamț, înmatriculată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J27/1170/2019, având CUI 41781260, e-mail: [email protected], procesează datele cu caracter personal în conformitate cu legislația europeană și națională privind protecția datelor, respectiv Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Legea nr. 190/2018.

Ofițerul pentru protecția datelor (DPO) desemnat de AIPSS poate fi contactat la adresa:
📧 office@@aipss.com

AIPSS este o companie românească specializată în cercetare, dezvoltare software și inovație în domeniile AI, Cybersecurity, Blockchain și GovTech, oferind soluții digitale destinate instituțiilor publice, mediului de afaceri și cercetării.

Scopul nostru principal este de a dezvolta aplicații sigure și conforme din punct de vedere legal și etic, asigurând confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal ale clienților, partenerilor și utilizatorilor platformelor noastre.

2. Scopurile prelucrării datelor

AIPSS colectează și procesează date cu caracter personal în următoarele scopuri:

• Administrarea și securitatea site-urilor și platformelor digitale AIPSS;
• Gestionarea cererilor, solicitărilor și comunicărilor primite de la vizitatori, clienți sau parteneri;
• Derularea relațiilor contractuale și comerciale;
• Comunicări privind produse, cercetare și inovații (newslettere, oferte, studii);
• Analiză statistică și îmbunătățirea experienței utilizatorilor;
• Îndeplinirea obligațiilor legale privind evidențele contabile, fiscale și de conformitate.

3. Categoriile de date colectate

3.1. Date furnizate direct de utilizatori

Prin formulare de contact, abonare la newsletter, solicitări de ofertă sau înregistrare cont, putem colecta:

• nume, prenume;
• adresă de e-mail, număr de telefon;
• organizația sau compania reprezentată;
• funcția / rolul;
• alte informații oferite voluntar în mesajul transmis.

Temeiul juridic: consimțământul (art. 6 alin. (1) lit. a GDPR) sau executarea unui contract / precontract (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR).

3.2. Date colectate automat

Prin accesarea site-urilor și aplicațiilor AIPSS, pot fi colectate automat:

• adresa IP, data și ora accesării, tipul de browser și sistem de operare;
• date privind comportamentul de navigare, inclusiv paginile vizitate și durata sesiunii;
• identificatori online (cookie-uri, sesiuni, device ID).

Temeiul juridic: interesul legitim al AIPSS de a asigura securitatea și funcționarea optimă a site-ului (art. 6 alin. (1) lit. f GDPR).

3.3. Cookie-uri

Pentru îmbunătățirea experienței online, AIPSS utilizează cookie-uri proprii și terțe.
Acestea pot fi folosite pentru:

• funcționalități tehnice esențiale;
• analiză de trafic și performanță (Google Analytics, Hotjar etc.);
• personalizarea conținutului;
• campanii de comunicare și marketing.

La prima accesare, utilizatorul este informat și își poate gestiona preferințele prin bannerul de consimțământ cookie.
Pentru detalii, consultați Politica privind modulele cookie disponibilă pe site.

4. Protejarea datelor cu caracter personal

AIPSS aplică măsuri tehnice și organizatorice conforme cu standardele ISO 27001 și cerințele GDPR, pentru a asigura:

• confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor;
• accesul controlat al angajaților și colaboratorilor;
• pseudonimizarea și criptarea datelor;
• back-up și control al incidentelor de securitate.

AIPSS colaborează doar cu parteneri / persoane împuternicite care oferă garanții suficiente privind aplicarea măsurilor adecvate de protecție a datelor.

5. Destinatarii datelor și transferurile

Datele colectate pot fi prelucrate de:

• echipele interne AIPSS (tehnic, juridic, marketing);
• furnizori de servicii IT, cloud și hosting;
• parteneri contractuali implicați în proiecte (în baza unui acord de prelucrare date).

Datele pot fi stocate în Uniunea Europeană sau în state terțe care oferă un nivel adecvat de protecție conform art. 45–46 GDPR.
Transferurile de date se efectuează numai în condițiile legii, utilizând Clauze Contractuale Standard sau alte garanții echivalente.

6. Drepturile persoanelor vizate

Conform Regulamentului (UE) 2016/679, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele personale;
• dreptul de rectificare sau ștergere („dreptul de a fi uitat”);
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul de opoziție la prelucrare;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de a retragere a consimțământului în orice moment;
• dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro).

Pentru exercitarea acestor drepturi, puteți trimite o solicitare scrisă la adresa:
📧 [email protected]
sau prin poștă la sediul AIPSS.

7. Durata stocării datelor

Datele sunt păstrate doar pe perioada necesară scopurilor pentru care au fost colectate, respectiv:

• datele contractuale – pe durata derulării contractului + 3 ani;
• datele de marketing – până la retragerea consimțământului;
• datele tehnice (loguri, trafic) – maxim 12 luni.

La expirarea perioadelor, datele sunt șterse sau anonimizate definitiv.

8. Securitatea informațiilor și răspunderea

Deși AIPSS depune toate eforturile pentru protejarea datelor, nicio transmisie electronică nu este complet sigură.
Prin utilizarea site-ului, utilizatorul acceptă că transmiterea informațiilor se face pe propriul risc.
AIPSS nu va fi răspunzătoare pentru pierderi sau prejudicii cauzate de accesul neautorizat al unor terți, în măsura permisă de lege.

9. Actualizarea politicii

Prezenta politică de confidențialitate poate fi actualizată periodic.
Versiunea actualizată va fi publicată pe site-ul oficial https://www.aipss.com și va fi identificată prin data ultimei actualizări.

Data ultimei actualizări:………….

10. Contact

Pentru orice întrebări privind protecția datelor sau această politică:
[email protected]

AI Professional Software Solutions SRL
Str. Prof. Iulian Antonescu nr. 4, Bl. T5, Ap. 15,
Municipiul Piatra Neamț, Jud. Neamț, România

Privacy Policy

Version 1.0, adopted on [date]

1. General Information

AI PROFESSIONAL SOFTWARE SOLUTIONS S.R.L. (hereinafter referred to as AIPSS),
registered office in Piatra Neamț Municipality, Neamț County, Romania, registered with the Trade Register under no. J27/1170/2019, having the unique registration code CUI 41781260,
e-mail: [email protected], processes personal data in accordance with European and national data protection legislation, namely Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and Law no. 190/2018.

The Data Protection Officer (DPO) appointed by AIPSS can be contacted at:
[email protected]

AIPSS is a Romanian company specialized in research, software development, and innovation in the fields of Artificial Intelligence, Cybersecurity, Blockchain, and GovTech, providing digital solutions for public institutions, businesses, and research organizations.

Our main goal is to develop secure and legally compliant applications, ensuring the confidentiality and protection of personal data belonging to our clients, partners, and users of our platforms.

2. Purposes of Data Processing

AIPSS collects and processes personal data for the following purposes:

• Administration and security of AIPSS websites and digital platforms;
• Management of requests, inquiries, and communications from visitors, clients, or partners;
• Execution of contractual and commercial relationships;
• Communication regarding products, research, and innovations (newsletters, offers, studies);
• Statistical analysis and improvement of user experience;
• Compliance with legal obligations regarding accounting, tax, and regulatory requirements.

3. Categories of Data Collected

3.1. Data provided directly by users

Through contact forms, newsletter subscriptions, quotation requests, or account registration, we may collect:

• first name and last name;
• e-mail address and phone number;
• represented organization or company;
• job title or role;
• other information voluntarily provided in your message.

Legal basis: consent (Art. 6(1)(a) GDPR) or the performance/preparation of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).

3.2. Data collected automatically

When accessing AIPSS websites or applications, the following information may be collected automatically:

• IP address, date and time of access, browser type, and operating system;
• navigation behavior data, including visited pages and session duration;
• online identifiers (cookies, sessions, device IDs).

Legal basis: AIPSS’s legitimate interest in ensuring the security and optimal operation of the website (Art. 6(1)(f) GDPR).

3.3. Cookies

To enhance the online experience, AIPSS uses both first-party and third-party cookies.
These may be used for:

• essential technical functionalities;
• traffic and performance analysis (e.g., Google Analytics, Hotjar);
• content personalization;
• communication and marketing campaigns.

Upon first access, users are informed and can manage their preferences through the cookie consent banner.
For details, please refer to the Cookie Policy available on our website.

4. Protection of Personal Data

AIPSS implements technical and organizational measures in line with ISO 27001 standards and GDPR requirements to ensure:

• confidentiality, integrity, and availability of data;
• controlled access by employees and collaborators;
• pseudonymization and encryption of data;
• back-up and security incident management.

AIPSS collaborates only with partners or processors that provide sufficient guarantees regarding the implementation of adequate data protection measures.

5. Data Recipients and Transfers

The collected data may be processed by:

• AIPSS internal teams (technical, legal, marketing);
• IT, cloud, and hosting service providers;
• contractual partners involved in specific projects (based on a data processing agreement).

Data may be stored within the European Union or in third countries providing an adequate level of data protection in accordance with Articles 45–46 of the GDPR.
Transfers of data are carried out only in compliance with the law, using Standard Contractual Clauses (SCCs) or other equivalent safeguards.

6. Rights of Data Subjects

Under Regulation (EU) 2016/679, data subjects have the following rights:

• the right of access to personal data;
• the right to rectification or erasure (“right to be forgotten”);
• the right to restriction of processing;
• the right to object to processing;
• the right to data portability;
• the right to withdraw consent at any time;
• the right to file a complaint with the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP) – www.dataprotection.ro.

To exercise these rights, you may send a written request to:
📧 [email protected]
or by post to the registered office of AIPSS.

7. Data Retention Period

Data is retained only for the period necessary to fulfill the purposes for which it was collected, as follows:

• contractual data – for the duration of the contract + 3 years;
• marketing data – until consent is withdrawn;
• technical data (logs, traffic) – up to 12 months.

Upon expiration of the retention periods, data will be permanently deleted or anonymized.

8. Information Security and Liability

Although AIPSS takes all necessary measures to protect data, no electronic transmission is completely secure.
By using this website, users acknowledge that data transmission occurs at their own risk.
AIPSS shall not be held liable for any losses or damages caused by unauthorized third-party access, to the extent permitted by law.

9. Policy Updates

This Privacy Policy may be updated periodically.
The updated version will be published on the official website https://www.aipss.com and identified by the date of the latest revision.

Last updated on: [insert date]

10. Contact

For any questions regarding data protection or this Privacy Policy, please contact us at:
[email protected]
AI Professional Software Solutions S.R.L.
Str. Prof. Iulian Antonescu no. 4, Bl. T5, Ap. 15,
Piatra Neamț Municipality, Neamț County, Romania